FASE DE EVALUACIÓN

El control rápido y eficaz sirve para evitar las desviaciones en el presupuesto o en el calendario, algo fundamental para lograr alcanzar los objetivos del proyecto, y en especial la calidad en sus resultados. Sin embargo, este proceso pierde su sentido si no se define e implementa una estrategia de control del mismo, en base a unos objetivos acordes con la situación actual y futura del proyecto.

Para llevar a cabo este proceso de control, se ha definido un sistema de Calidad Total, que además del control del tiempo y del presupuesto, se encarga también del control de calidad del proyecto y sus resultados así como del seguimiento y evaluación del cumplimiento de los objetivos y resultados previstos, durante todas las fases del proyecto.

Para ello se ha establecido una metodología por la cual el conjunto del proyecto se ha dividido en partes más sencillas con objetivos compartidos: los PROCESOS. Cada uno de estos procesos pretende contribuir a lograr uno o varios objetivos del proyecto, y engloba al conjunto de actividades necesarias para lograrlo.

El establecer una estructura tan fraccionada y compartimentada nos ha permitido generar un sistema de seguimiento, control, y evaluación eficaz, que abarque cada uno de los niveles de manera eficaz (analizando el nivel de cumplimiento a través de los indicadores propuestos, y estableciendo según la necesidad las medidas correctoras,) a la vez que posibilita la flexibilidad y capacidad de adaptación necesaria ante la situación generada por la COVID-19. 

Una vez establecidos los puntos clave de evaluación, seguimiento, y control a lo largo del proyecto, este sistema integral de calidad utiliza indicadores cualitativos y cuantitativos para evaluar de forma más objetiva el desarrollo del mismo. Estos indicadores nos ayudarán a describir la situación de partida y las necesidades detectadas, y a detectar los logros y/o necesidades de cada una de las actividades y procesos de las fases del proyecto.

Se ha establecido un sistema de cuatro tipos de indicadores, cada uno de ellos divididos en cuatro grupos, que engloban indicadores cualitativos y cuantitativos:

  • INDICADORES DE IMPACTO
  • INDICADORES DE DIFUSIÓN
  • INDICADORES DE RESULTADOS
  • INDICADORES DE IMPLEMENTACIÓN

En su última etapa, el proyecto tendrá una Fase de Evaluación Final, que es una de sus partes más importantes, pues revisa el cumplimiento de objetivos y de los indicadores para el conjunto del proyecto, que en su mayoría están orientados al proceso y a los resultados. Gracias a la estructura por procesos propia de un Sistema de Calidad Total, la Fase de Evaluación Final vendrá precedida de un proceso de evaluación y seguimiento constante, y se dispondrá de una gran cantidad de documentación recopilada a través de múltiples herramientas que servirán para ratificar que se han alcanzado los resultados y los objetivos.

El EQUIPO DE TRABAJO DE SEGUIMIENTO DE LA CALIDAD TOTAL coordinado por IKASIA TECHNOLOGIES es el órgano responsable de llevar cabo todo el proceso de evaluación. Con una gran experiencia en el seguimiento y control de calidad de proyectos internacionales, se encargará de dinamizar un grupo de expertos en materia de calidad, compuesto por un responsable de cada entidad socia.

El grupo esta estructurado a su vez en diversos equipos:

– EQUIPO PARA EL CONTROL FINANCIERO: lleva a cabo un seguimiento analítico de las cuentas, permitiendo comprobar los porcentajes presupuestarios ejecutados y los restantes de forma transparente a lo largo del proyecto.

– EQUIPO PARA EL CONTROL DE TIEMPOS: lleva a cabo un control continuo a través de avisos y recordatorios enviados periódicamente a las personas responsables sobre los plazos de sus tareas, lo que nos permite conocer su estado de desarrollo y ajustar el ritmo de trabajo para para evitar desviaciones en el cronograma general del proyecto.

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